Quản lý hồ sơ (Document Controller)

1. Vai trò: 

• Là đầu mối của Chủ đầu tư tại công trường trong việc tiếp nhận, kiểm soát, phát hành, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu của dự án theo đúng quy trình quản lý hồ sơ của Công ty/PMU.
• Vị trí này chịu trách nhiệm đảm bảo hồ sơ dự án được kiểm soát đúng phiên bản, đầy đủ, chính xác, truy xuất kịp thời và bảo mật, đặc biệt đối với hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, công văn và các tài liệu trao đổi giữa Chủ đầu tư, TVGS, Nhà thầu và các bên liên quan.

2. Nhiệm vụ:

• Quản lý & kiểm soát hồ sơ dự án: Tiếp nhận, phân loại, phát hành, cập nhật phiên bản và kiểm soát tính đầy đủ của hồ sơ; đảm bảo các bên sử dụng đúng phiên bản được phê duyệt.
• Quản lý hồ sơ kỹ thuật & nghiệm thu: Theo dõi bản vẽ, biện pháp thi công, vật liệu, RFI/RFA, nghiệm thu, NCR, Test Report, As-built và O&M; kiểm soát tiến độ trình duyệt, bổ sung và đóng hồ sơ.
• Quản lý công văn & trao đổi chính thức: Tiếp nhận, đăng ký, phát hành, theo dõi phản hồi và lưu trữ công văn/hồ sơ dự án, đảm bảo khả năng truy xuất.
• Quản lý hệ thống lưu trữ: Tổ chức và duy trì hồ sơ bản cứng/bản mềm khoa học, bảo mật, đúng quy định về mã tài liệu, cấu trúc thư mục, quyền truy cập và sao lưu dữ liệu.
• Quản lý hồ sơ hoàn thành & bàn giao: Kiểm soát hồ sơ hoàn công, hồ sơ hoàn thành và tài liệu bàn giao; phối hợp hoàn thiện hồ sơ phục vụ nghiệm thu, quyết toán và bàn giao vận hành.
• Báo cáo & phối hợp: Lập báo cáo tình trạng hồ sơ, cảnh báo hồ sơ thiếu/chậm/sai phiên bản; phối hợp với PMU, Kỹ thuật, QA/QC, HSE, Tiến độ, TVGS và Nhà thầu trong công tác quản lý và hoàn thiện hồ sơ.

1. Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản lý xây dựng, Xây dựng, Kinh tế xây dựng, Lưu trữ – Quản trị văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kiến thức: 

• Hiểu biết về quy trình quản lý hồ sơ và tài liệu trong dự án xây dựng.
• Hiểu cơ bản về quy trình thi công, nghiệm thu và các loại hồ sơ kỹ thuật của dự án.
• Có kiến thức về hệ thống mã hóa, phân loại, kiểm soát phiên bản (Revision/Version) và phát hành tài liệu.
• Am hiểu các loại hồ sơ dự án công trình xây dựng.
• Có kinh nghiệm về quy trình nghiệm thu hoàn thành và bàn giao công trình cấp I.
• Chứng chỉ nghề nghiệp :Ưu tiên có chứng chỉ/đào tạo về Quản lý hồ sơ, Quản lý dự án hoặc quản lý hồ sơ xây dựng

3. Kinh nghiệm: 

• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong công tác Quản lý hồ sơ dự án (Document Control), ưu tiên trong lĩnh vực xây dựng.
• Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc tại Chủ đầu tư/Ban QLDA hoặc Đơn vị Tư vấn Giám sát.
• Có kinh nghiệm tại các dự án cao tầng, dự án cấp I hoặc dự án có quy mô lớn.
• Có kinh nghiệm quản lý đồng thời hồ sơ của CĐT – TVGS – Nhà thầu.
• Ưu tiên ứng viên đã tham gia dự án từ giai đoạn triển khai thi công đến nghiệm thu, hoàn công và bàn giao.