Sales Admin/ Sales Operation Admin (FMCG)

1. Quản lý hợp đồng và dữ liệu thương mại

• Lưu trữ, cập nhật và theo dõi hợp đồng của các kênh bán hàng.
• Cập nhật master data khách hàng và các điều khoản thương mại.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng và phối hợp với bộ phận phụ trách thực hiện tái ký.
• Đối chiếu hợp đồng với chính sách, biểu mẫu và nội dung đã được phê duyệt.
• Kiểm tra các chứng từ chiết khấu, thanh toán và hồ sơ liên quan.

2. Theo dõi khách hàng mua lại và hàng tồn kho

• Theo dõi lịch sử mua hàng và tình hình đặt hàng của khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để thúc đẩy đơn hàng tái mua từ khách hàng.
• Theo dõi, cảnh báo các SKU có nguy cơ cận hạn sử dụng hoặc hết hàng.
• Tổng hợp và báo cáo các vấn đề tồn kho cần có phương án xử lý.

3. Hỗ trợ và theo dõi tiến độ hoạt động của khối Commercial

• Theo dõi các đề nghị thanh toán, cấn trừ công nợ và hồ sơ phát sinh.
• Tổng hợp, phân tích dữ liệu phục vụ việc xem xét và trình ký.
• Hỗ trợ soạn thảo các proposal và các đề xuất phát sinh khác.
• Theo dõi tiến độ các công việc liên phòng ban cho đến khi hoàn tất.

4. Theo dõi kết quả thực hiện

• Theo dõi kết quả thực tế so với kế hoạch, ngân sách, chính sách và nội dung đã được phê duyệt.
• Tổng hợp thông tin phục vụ kiểm soát điều khoản thương mại, báo cáo lỗ lãi tài khoản khách hàng và hiệu quả thương mại.
• Phát hiện các trường hợp chậm tiến độ, thiếu dữ liệu, sai lệch hoặc thực hiện ngoài kế hoạch.
• Chuẩn bị thông tin để Assistant Operations Manager xem xét và báo cáo/chuyển tiếp lên cấp trên xử lý khi cần thiết.

5. Xử lý đơn hàng

• Hỗ trợ xử lý các đơn hàng cùng với Team Order Fulfillment.

6. Báo cáo và cảnh báo

• Thực hiện báo cáo định kỳ và báo cáo phát sinh theo yêu cầu.
• Cập nhật bảng theo dõi công việc, nhật ký sự cố và tình trạng xử lý hiện tại.
• Cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến doanh số, tồn kho, giao hàng, chi phí hoặc tiến độ.
• Theo dõi vấn đề cho đến khi được giải quyết xong hoặc có quyết định chính thức.

7. Kiểm soát hồ sơ trình ký của khối Commercial

• Rà soát hồ sơ trình ký của các bộ phận thuộc khối Commercial bao gồm: Sales, Trade Marketing, Marketing, S&OP.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và tuân thủ của hồ sơ.
• Đối chiếu hồ sơ với kế hoạch, ngân sách, chính sách và thẩm quyền phê duyệt.
• Yêu cầu bộ phận phụ trách bổ sung hoặc làm rõ thông tin khi cần thiết.

8. Công việc khác

• Thực hiện các công việc khác thuộc phạm vi Thương mại theo phân công.
• Phối hợp và hỗ trợ các phòng ban trong khối Commercial.
• Tham gia cập nhật quy trình, biểu mẫu và cải tiến phương pháp làm việc.

1. Kinh nghiệm và chuyên môn

• Tốt nghiệp Đại học ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính, Supply Chain hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tại các vị trí: Commercial Operations, Sales Operations, S&OP, Trade Administration, Business Operations hoặc vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm kiểm tra hợp đồng, hồ sơ thanh toán, ngân sách, tồn kho hoặc dữ liệu thương mại.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong ngành FMCG.

2. Kỹ năng

• Thành thạo Microsoft Excel nâng cao và các công cụ kiểm tra, xử lý dữ liệu.
• Có khả năng thu thập, làm sạch, đối chiếu, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn; nhạy bén trong việc phát hiện chênh lệch hoặc dữ liệu bất thường.
• Có khả năng lập báo cáo, quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc liên phòng ban.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý vấn đề tốt; biết báo cáo và chuyển tiếp vấn đề lên cấp trên đúng thời điểm dựa trên thông tin, bằng chứng rõ ràng.

3. Phẩm chất cá nhân

• Tỉ mỉ, cẩn thận và có độ chính xác cao trong công việc.
• Chủ động, có tinh thần trách nhiệm và theo sát công việc đến khi hoàn tất.
• Khách quan, trung thực, bảo mật thông tin và có tư duy kiểm soát tốt.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý thời gian tốt và phối hợp nhịp nhàng với nhiều phòng ban.