Thư ký Dự án (CĐT Bất động sản)

1. Mô tả công việc

- Tiếp nhận, phân loại kiểm tra, trình duyệt, phân phối tất cả các hồ sơ chứng từ của Ban QLDA (Chủ đầu tư) hoặc được gửi tới Ban QLDA (Chủ đầu tư);

- Thực hiện việc lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động của Ban QLDA (Chủ đầu tư) và chịu trách nhiệm về sự đầy đủ ngăn nắp của hồ sơ tài liệu;

- Đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của các hồ sơ chứng từ trước khi trình lên Ban TGĐ phê duyệt hoặc trước khi gửi đến các Phòng/ban/bộ phận liên quan;

- Soạn thảo văn bản liên quan đến các hoạt động tại các dự án theo chỉ đạo của GĐ dự án;

- Tham gia đầy đủ và ghi biên bản các cuộc họp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của GĐ dự án;

- Giúp việc cho GĐ/ PGĐ Ban Xây dựng trong việc tiếp nhận, rà soát, kiểm tra, đánh giá các hồ sơ liên quan đến Tiến độ & kế hoạch triển khai dự án do các Ban QLDA đệ trình.

- Theo dõi, giám sát và cảnh báo kịp thời tới GĐ dự án đối với các kế hoạch và mốc tiến độ bị chậm.

- Tham mưu, giúp việc cho GĐ dự án tìm nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khắc phục sự chậm trễ.

- Lập các Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo chỉ đạo của GĐ dự án

- Tổng hợp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, quý, năm trình Ban TGĐ xem xét;

- Thực hiện các công việc khác được theo yêu cầu của GĐ dự án.

2. Quyền lợi

o Lương thưởng:

- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

- Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09)

o Phúc lợi:

- Phụ cấp cơm trưa tại Công ty (T2-T6 hàng tuần)

- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

- Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)

- Mua gói Bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **

- Chương trình Khám sức khỏe định kỳ hằng năm

- Thưởng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)

- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên

3. Yêu cầu

o   Tác phong, ngoại hình:

- Nữ, Độ tuổi từ 26-35 tuổi

- Tác phong lịch sự, nghiêm túc

- Giọng nói dễ nghe, phát âm chuẩn 

o   Bằng cấp, kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Xây dựng (Kinh tế xây dựng, XDDD&CN...),Hành chính/Thư ký hoặc các ngành Kinh tế liên quan (Quản trị kinh doanh, Luật...) 

- Ít nhất 02-03 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương, từng làm việc tại môi trường Chủ đầu tư BĐS, Xây dựng (tổng thầu, nhà thầu chính...);

- Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm tại vị trí QS công trình, Quản lý chi phí Xây dựng 

o   Kỹ năng mềm, tố chất cần thiết:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết phục, truyền đạt, soạn thảo văn bản câu từ chuẩn chỉnh, có kỹ năng sắp xếp thời gian

- Có kiến thức về Xây dựng, Pháp lý dự án, biết cách tương tác với nhà thầu, đối tác, cơ quan Nhà nước...

- Nắm vững nghiệp vụ Thư ký Hành chính, có khả năng đọc hiểu tài liệu mảng Xây dựng (bản vẽ, hồ sơ thanh toán, hồ sơ thầu...)

- Tính cách: trung thực, chủ động, tự tin, nhanh nhẹn, hòa đồng

- Tin học: sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel...)

o   Yêu cầu khác:

- Có thể di chuyển trong nội thành thường xuyên

- Tinh thần trách nhiệm, khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao