Benefits

Job Description

Tiếp nhận, phát hành, phân phối và quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu của dự án; đảm bảo đúng quy trình, mã số, luồng xử lý và thời hạn.
Quản lý và cập nhật văn bản đến/đi, bản vẽ, RFI, Submittal, NCR, biên bản, chỉ dẫn, báo cáo và các hồ sơ liên quan; kiểm soát phiên bản tài liệu và Master Document Register.
Theo dõi tình trạng xử lý và thời hạn phản hồi hồ sơ, chủ động nhắc việc và phối hợp với các bên liên quan đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng tiến độ.
Kiểm tra hình thức, mã số, phiên bản và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi trình/phát hành; tổ chức lưu trữ khoa học trên hệ thống điện tử và hồ sơ giấy.
Theo dõi, tổng hợp và quản lý hồ sơ nghiệm thu, hoàn công, thanh toán và bàn giao dự án.
Thực hiện công tác thư ký các cuộc họp, lập biên bản, quản lý Action List và theo dõi việc thực hiện các nội dung sau họp.
Quản lý lịch làm việc của Ban Quản lý Dự án; tổng hợp báo cáo tuần/tháng và hỗ trợ các công tác hành chính tại dự án.
Tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận/kỹ sư, cập nhật dashboard và KPI dự án phục vụ công tác theo dõi, báo cáo của Ban Quản lý Dự án.

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên các chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Xây dựng hoặc lĩnh vực liên quan.
Có từ 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký Dự án, Project Admin, Document Controller hoặc công việc tương đương; ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng/bất động sản.
Có kiến thức về quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu dự án; hiểu các loại hồ sơ như bản vẽ, RFI, Submittal, NCR, nghiệm thu, hoàn công, thanh toán là một lợi thế.
Thành thạo Word, Excel, PowerPoint và các công cụ quản lý/lưu trữ tài liệu; có khả năng tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo.
Kỹ năng tổ chức, quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhắc việc tốt; cẩn thận với mã số, phiên bản và thời hạn tài liệu.
Có khả năng ghi nhận và tổng hợp nội dung cuộc họp, lập biên bản và theo dõi Action List.
Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm, chủ động; có tư duy tổ chức tốt và khả năng làm việc dưới áp lực tiến độ.