Trưởng Nhóm Hành Chính Tổng hợp

1. Quản lý hoạt động hành chính:

- Trực tiếp xử lý các công việc hành chính phát sinh có tính chất phức tạp.

- Trực tiếp soạn thảo, ban hành và cập nhật các quy trình, quy định, biểu mẫu hành chính.

- Phân công, kiểm soát và đánh giá công việc của đội ngũ hành chính.

- Xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình, quy định, biểu mẫu hành chính.

- Kiểm soát việc thực hiện nội quy, quy định và tiêu chuẩn hành chính.

- Quản lý kiểm tra hình ảnh, cảnh quan, khu vực làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách.

2. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và đội xe:

- Trực tiếp lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì tài sản, kiểm kê, cấp phát, điều chuyển, thu hồi, thanh lý tài sản, CCDC tại Văn phòng và các Ban điều hành dự án.

- Theo dõi chi phí, hồ sơ pháp lý, bảo dưỡng, sửa chữa và tình trạng hoạt động của đội xe Công ty.

- Theo dõi lịch xe, định mức nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa.

- Kiểm tra hồ sơ đăng kiểm, bảo hiểm, giấy tờ xe.

- Xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến phương tiện và lái xe.

- Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Công ty luôn đầy đủ và hiệu quả.

3. Quản lý mua sắm và nhà cung cấp:

- Tổng hợp nhu cầu mua sắm và lập kế hoạch thực hiện.

- Tìm kiếm, đánh giá, đàm phán và quản lý nhà cung cấp.

- Kiểm soát chất lượng dịch vụ, hợp đồng và tiến độ thực hiện.

4. Quản lý chi phí hành chính:

- Trực tiếp lập kế hoạch ngân sách hành chính.

- Kiểm soát chứng từ trước khi trình phê duyệt.

- Theo dõi và phân tích chi phí phát sinh.

- Đề xuất các giải pháp tiết giảm chi phí.

5. Công tác hậu cần và tổ chức sự kiện:

- Tổ chức công tác hậu cần cho các hoạt động của Công ty như: khởi công, khánh thành, hội họp, tiếp khách, công tác, sự kiện nội bộ...

- Phối hợp chuẩn bị địa điểm, dịch vụ, hồ sơ thanh toán và các công việc liên quan.

6. Báo cáo công việc:

- Thực hiện các báo cáo định kỳ về chi phí, tài sản, đội xe, mua sắm, nhà cung cấp và tình hình hoạt động hành chính.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng HCNS.

- Ứng viên Nữ, độ tuổi từ 25 – 35 tuổi. Tốt nghiệp ĐH, CĐ Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng và các chuyên ngành có liên quan.

- Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm hành chính quản trị quy mô từ 200 nhân sự. Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm ở vị trí quản lý hoặc trưởng nhóm Hành chính tổng hợp.

- Ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp xây dựng, bất động sản hoặc tổng thầu xây dựng là một lợi thế.

- Có kiến thức, kỹ năng xử lý công việc liên quan đến quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, mua sắm và nhà cung cấp.

- Kinh nghiệm Quản lý ngân sách và chi phí hành chính, Tổ chức sự kiện và hậu cần.

- Kỹ năng lập kế hoạch, điều phối công việc, giải quyết vấn đề, xây dựng quy trình…