Chuyên Viên Cung Ứng

Mô tả Công việc

1. Công tác tham mưu

- Tham mưu cho bộ phận công tác mua hàng phi thực phẩm, thực phẩm, hợp đồng bảo trì.

2. Công tác thực hiện nhiệm vụ

- Nhận phiếu yêu cầu từ Quản lý đơn hàng và kiểm tra đối chiếu hàng hóa trong danh mục hợp đồng nguyên tắc.

- Thực hiện công việc xác nhận lại đơn hàng, mặt hàng, số lượng với người yêu cầu.

- Khảo sát giá, đàm phán giá để được mức giá thấp nhất, hàng đạt chất lượng nhất, đảm bảo tiến độ giao hàng nhất.

- Hoàn thiện sơ mua hàng gửi cho Quản lý đơn hàng để trình Trưởng bộ phận, Giám đốc kí duyệt, gồm: giấy đề nghị tạm ứng, đơn hàng, bảng so sánh giá, báo giá của nhà cung cấp, thông tin xác nhận với bộ phận yêu cầu.

- Thực hiện mua hàng bao gồm các công việc tạm ứng, giao dịch với Nhà cung cấp, giao hàng và hoàn ứng chứng từ kế toán)

- Nhận tiền mặt từ các khoản tạm ứng và liên hệ nhà cung cấp giao hàng đến kho hàng trung gian (đối với hàng mẫu, hóa đơn, chứng từ) hoặc trực tiếp đến các nhà cung cấp gom hàng về kho.

- Thông báo với thủ kho về lượng hàng hóa mua được, tập hợp hàng hóa để vận chuyển giao nhận đến kho tổng.

- Liên hệ tài xế để giao nhận hàng đối với hàng hóa khẩn và hàng hóa với số lượng ít.

- Báo cho kế toán giao nhận những hàng sắp giao hoặc đã giao để chuẩn bị công tác giao nhận cho các đơn vị yêu cầu.

- Nhận Biên bản giao nhận, kết hợp với giấy đề nghị hoàn ứng, hóa đơn của nhà cung cấp để hoàn tất công tác khép hồ sơ tạm ứng.

- Thực hiện công tác báo cáo tuần, báo cáo tháng những đơn hàng đã thực hiện, chưa thực hiện.

- Báo cáo những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến công việc tới Trưởng bộ phận để được nhận sự hỗ trợ giải quyết.