Chuyên viên Hành chính Văn Thư

Mô tả Công việc

Nhiệm vụ chính công tác nội nghiệp phòng hành chính như sau:

1. Theo dõi, thực hiện các công việc liên quan đến VP/Lễ tân khánh tiết tại công ty hàng ngày: Phối hợp với các đơn vị cung cấp/mua sắm đầy đủ trà/cafe, nước uống; Giám sát công tác vệ sinh văn phòng sạch sẽ, gọn gàng. Nhận điện thoại, fax, nhận và chuyển thư/bưu phẩm… của Công ty;

2. Chuẩn bị/sắp xếp cơm trưa cho Ban TGĐ; Hỗ trợ CBNV đặt cơm trưa/Sắp xếp cho CBNV ăn trưa theo khu vực; Thực hiện thanh toán chi phí cơm trưa cho NCC.

3. Quản lý/theo dõi hợp đồng cung cấp hàng hóa/dịch vụ liên quan đến hoạt động chung của Công ty; Thực hiện thanh toán các dịch vụ liên quan đến công tác hành chính của Công ty.

4. Quản lý CCDC của Công ty theo các đầu mục được phân công: Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên.; Book/sắp xếp phòng họp theo thực tế phát sinh hàng ngày; Theo dõi HĐ thuê VP của các Công ty, thuê phòng họp, thuê kho …

5. Thực hiện thanh toán theo định kỳ: Mua sắm/Quản lý, trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho các ban/phòng trong công ty định kỳ và theo sự vụ. Thực hiện thanh toán đầy đủ cho NCC đúng thời gian quy định; Sắp xếp khu vực làm việc/chỗ ngồi cho CBNV.; Kiểm soát các khu vực làm việc hàng ngày; Nhắc nhở CBNV giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc (nếu có)

6. Quản lý đội xe của Công ty: Sắp xếp/điều phối xe (thuê ngoài, thẻ taxi, grab…) phục vụ SXKD của Công ty được đầy đủ, kịp thời. Thực hiện thanh toán đầy đủ cho các NCC

7. Book vé máy bay cho Ban LĐ và CBNV Công ty đi công tác; Đặt phòng KS cho Ban LĐ đi công tác ... và thực hiện thanh toán đúng thời gian quy định

8. Thực hiện công tác hậu cần các sự kiện, tiếp khách của Ban LĐ Công ty.Thực hiện các công việc phát sinh/liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên.

   .

Yêu Cầu Công Việc

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên
- Am hiểu và có kiến thức về các công tác hành chính/văn phòng.

2. Kinh nghiệm: Ưu tiên có kinh nghiệm tại các vị trí công việc liên quan lĩnh vực Hành chính, Văn phòng 

3. Ngoại ngữ: Khá

4. Tin học: Thành thạo tin học văn phòng, word, excel, powpoint

5. Các yêu cầu khác
- Nhiệt tình, trách nhiệm với công việc được giao
- Chịu được áp lực công việc
- Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có ý thức tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt.
- Kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề tốt.