Quản lý Điều hành Phòng Visa Du lịch

Mô tả Công việc

• Phòng ban: Khối Visa
• Cấp bậc: Quản lý / Supervisor
• Báo cáo cho: Giám đốc Điều hành hoặc Trưởng khối Dịch vụ Quốc tế
• Địa điểm làm việc: 54B Trương Vĩnh Ký, Phường Phú Thọ Hòa, Tp. Hồ Chí Minh
• Hình thức: Full-time

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và phát triển toàn bộ hoạt động của phòng Visa du lịch, bao gồm:

• Xây dựng quy trình xử lý hồ sơ chuyên nghiệp & nhanh chóng.
• Đảm bảo tỷ lệ đậu visa cao, dịch vụ ổn định và chất lượng chăm sóc khách hàng vượt trội.
• Quản lý đội ngũ nhân viên xử lý hồ sơ, tư vấn viên & cộng tác viên.
• Ưu tiên mạnh về thị trường: Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Úc, Âu, Mỹ Canada

II. NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Quản lý & điều hành hoạt động phòng Visa

• Lên kế hoạch, phân công, giám sát tiến độ xử lý hồ sơ visa các nước (Hàn Quốc, Nhật, Âu, Mỹ, Úc, Canada, Trung Quốc...).
• Thiết lập & cập nhật quy trình chuẩn từ tiếp nhận hồ sơ – kiểm tra – nộp – nhận kết quả – bàn giao cho khách.
• Giải quyết các trường hợp hồ sơ khó, xử lý rủi ro, và hỗ trợ nhân viên khi có vấn đề phát sinh.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ và tỷ lệ đạt visa của từng thị trường.

2. Đào tạo & phát triển đội ngũ

• Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới về nghiệp vụ visa, kỹ năng xử lý hồ sơ & chăm sóc khách hàng.
• Định kỳ tổ chức đánh giá năng lực, hiệu suất & thái độ làm việc của nhân viên.
• Xây dựng văn hóa phòng ban: trách nhiệm, chuyên nghiệp, hỗ trợ lẫn nhau.

3. Đối ngoại & quản lý đối tác

• Làm việc trực tiếp với Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Trung tâm tiếp nhận hồ sơ (VAC, KVAC, VFS, TLS, BLS, v.v.).
• Xây dựng & duy trì mối quan hệ với đối tác dịch thuật, bảo hiểm, vé máy bay, đặt phòng, và các công ty tour liên kết.
• Đảm bảo thông tin visa được cập nhật nhanh & chính xác.

4. Báo cáo & kế hoạch

• Lập báo cáo tuần/tháng/quý về số lượng hồ sơ, tỷ lệ đạt visa, chi phí, doanh thu.
• Phối hợp cùng phòng Kinh doanh xây dựng kế hoạch doanh số dịch vụ visa từng tháng.
• Đề xuất các chính sách ưu đãi, gói visa trọn gói, combo du lịch – vé – visa.

Yêu Cầu Công Việc

III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Du lịch, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, hoặc tương đương.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực visa du lịch / xuất nhập cảnh, trong đó ≥ 1 năm vị trí quản lý hoặc điều hành nhóm.
• Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ thủ tục visa của các nước: Hàn, Nhật, Úc, Âu, Mỹ; nắm quy trình VFS, KVAC, LSQ…
• Kỹ năng quản lý: Lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý nhóm 5–10 người.
• Kỹ năng mềm: Giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt, cẩn thận & có tinh thần trách nhiệm cao.
• Ngoại ngữ: Biết tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc hiểu yêu cầu visa, email LSQ).
• Tin học văn phòng: Thành thạo Excel, Word, Google Sheet, phần mềm CRM (nếu có).

IV. QUYỀN LỢI & CHẾ ĐỘ

• Mức lương: 10 – 15 triệu/tháng (tùy kinh nghiệm) + thưởng KPI theo tỷ lệ đậu visa / doanh số phòng.
• Thưởng nóng theo quý & theo hợp đồng visa đoàn lớn.
• Được đào tạo chuyên sâu về visa các nước mới, kỹ năng quản lý, và nghiệp vụ lãnh sự.
• Môi trường trẻ trung, chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến 
• Du lịch, team building hằng năm & phúc lợi đầy đủ (BHXH, nghỉ phép, lễ tết).

V. TỐ CHẤT PHÙ HỢP

• Tỉ mỉ, cẩn thận, chịu áp lực tốt.
• Có khả năng lãnh đạo nhóm, tư duy logic, định hướng dịch vụ khách hàng.
• Có tinh thần “làm hết việc, không làm hết giờ”.
• Luôn cập nhật thông tin quốc tế & thích ứng nhanh với thay đổi của quy định visa.