Standard Officer/ Chuyên viên Tiêu chuẩn

Mô tả Công việc

Job Objective

Monitor and maintain, provide training and knowledge, conduct assessments, and support activities related to the standard system, to ensure that the standard system the organization has received or intends to apply for certification is continuously developed and improved.

Principal Accountabilities / Work Performed

1. Standard System Development & Management

Document Development

Drafting, updating, and issuing standardized documents: Quality Manuals, Standard Operating Procedures (SOPs), Work Instructions, Forms, as required by the management system (ISO 9001, IWAY, SCS, GoNogo,...).

System Maintenance

Monitoring the application of issued standards/procedures throughout the company. Ensuring document validity (version) and availability

2. Internal Control & Audit

Audit Planning Establishing the annual plan and schedule for Internal Audits for the entire management system.

Conduct an audit Performing internal audits according to the plan. Documenting and reporting Non-Conformities.

CAR Follow-up (Corrective Action Request) Monitoring the implementation of Corrective/Preventive Actions (CAPA) by departments after the audit. Evaluating the effectiveness of these actions.

3. External Interaction & Training

Working with Certification Body Coordinating with external certification bodies during Surveillance/Re-certification Audits. Preparing documents and supporting departments throughout the assessment process.

Standard Training Organizing awareness training sessions on standards, new procedures, and internal auditing skills for company employees.

Legal/Standard Update Monitoring and updating new legal requirements, regulations, and standards related to the company's field of operation.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mục tiêu Công việc Chính

Theo dõi và duy trì, cung cấp đào tạo và kiến thức, tiến hành đánh giá và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến hệ thống tiêu chuẩn, nhằm đảm bảo hệ thống tiêu chuẩn mà tổ chức đã nhận hoặc sẽ xin chứng nhận được phát triển và cải tiến liên tục.

Trách nhiệm Chính / Công việc Thực hiện:

1. Phát triển & Quản lý Hệ thống Tiêu chuẩn

Xây dựng Tài liệu

Soạn thảo, cập nhật, và ban hành các tài liệu tiêu chuẩn hóa: Sổ tay Chất lượng, Quy trình chuẩn (SOP), Hướng dẫn công việc, Biểu mẫu, theo yêu cầu của hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 14001, v.v.).

Duy trì Hệ thống

Theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn/quy trình đã ban hành trên toàn công ty. Đảm bảo tính hợp lệ (phiên bản) và tính sẵn có của tài liệu.

2. Kiểm soát & Đánh giá Nội bộ (Audit)

Lập Kế hoạch Audit Lập kế hoạch và lịch trình Đánh giá nội bộ hàng năm cho toàn bộ hệ thống quản lý.

Thực hiện Audit Thực hiện đánh giá nội bộ theo kế hoạch. Ghi nhận và báo cáo các điểm Không phù hợp (Non-Conformity).

Theo dõi Hành động Khắc phục (CAR) Giám sát việc thực hiện các Hành động Khắc phục/Phòng ngừa (Corrective/Preventive Action) của các phòng ban sau audit. Đánh giá tính hiệu quả của các hành động này.

3. Tương tác với Bên ngoài & Đào tạo

Làm việc với Tổ chức Chứng nhận Phối hợp với tổ chức chứng nhận bên ngoài trong các đợt Audit Giám sát/Tái chứng nhận. Chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ các phòng ban trong quá trình đánh giá.

Đào tạo Tiêu chuẩn Tổ chức các khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn, quy trình mới, và kỹ năng đánh giá nội bộ cho nhân viên công ty.

Cập nhật Pháp lý/Tiêu chuẩn Theo dõi và cập nhật các yêu cầu pháp lý, quy định, và tiêu chuẩn mới liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.

Yêu Cầu Công Việc

Job Specifications (Required Qualifications)

1. Education Background:
Graduated from college or higher with a major in Engineering, Industrial Management, Business Administration, Law, or related fields.

2. Working Experiences
At least 1 year of experience in a similar role or Quality Management.

3. Competency and Skills

Knowledge

1. Solid understanding of at least one international management system (ISO 9001, ISO 14001, CTPAT, SMETA, BRC, GMP…)

2. Experience in successfully implementing a new system (preferred requirement)

3. Having an Internal Auditor certificate (preferred requirement)

Skill

1. Good skills in planning, organization, analysis, problem-solving, and communication.

2. Proficient in office IT skills (e.g., Microsoft Office).

3. Ability to present and convey complex information clearly.

4. Ability to read documents and prepare reports in English.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yêu cầu Công việc (Trình độ Yêu cầu)

1. Trình độ Học vấn
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Kỹ thuật, Quản lý Công nghiệp, Quản trị Kinh doanh, Luật hoặc các ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm Làm việc
Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương hoặc Quản lý chất lượng.

3. Năng lực và Kỹ năng

Kiến thức

1. Nắm vững ít nhất một hệ thống quản lý quốc tế (ISO 9001, ISO 14001, CTPAT, SMETA, BRC, GMP…)

2. Ưu tiên có Kinh nghiệm triển khai thành công hệ thống mới

3. Ưu tiên có chứng chỉ Đánh giá viên nội bộ

Kỹ năng

1. Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, phân tích, giải quyết vấn đề, và giao tiếp tốt.

2. Thành thạo tin học văn phòng.

3. Khả năng thuyết trình và truyền đạt thông tin phức tạp một cách rõ ràng.

4. Kỹ năng đọc tài liệu và lập báo cáo bằng tiếng Anh.