Thư ký trợ lý (Ban Công nghệ - DAIT)

Mô tả Công việc

TỔNG QUAN VỊ TRÍ

Với vai trò Thư ký Ban, Bạn sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ toàn diện cho hoạt động của Ban DAIT trong các mảng: hành chính – tổng hợp, điều phối thông tin, theo dõi kế hoạch và tiến độ, hỗ trợ nhân sự, hỗ trợ tài chính – thanh toán, truyền thông nội bộ và hỗ trợ Giám đốc Ban trong điều phối công việc.

Vai trò này là đầu mối điều phối trung tâm, đảm bảo thông tin thông suốt, quy trình chuẩn hóa và vận hành hiệu quả trong toàn Ban DAIT.

NHIỆM VỤ CHÍNH

Tổng hợp – Hành chính – Điều phối thông tin

· Quản lý, trình ký, phát hành và lưu trữ toàn bộ văn bản, công văn, báo cáo đi/đến.

· Quản lý lịch làm việc, họp và kế hoạch tuần/tháng/quý của Giám đốc và các phòng trực thuộc.

· Chuẩn bị tài liệu, biên bản và tổng hợp nội dung họp của Ban DAIT & các buổi họp với Ban TGĐ hoặc đơn vị thành viên.

· Đảm bảo 100% hồ sơ – văn bản lưu đúng hạn và biên bản họp hoàn tất trong 24h.

Quản trị kế hoạch & theo dõi tiến độ

· Theo dõi và nhắc tiến độ các hạng mục trọng điểm của các phòng trực thuộc: Hạ tầng, Phát triển & Ứng dụng, Data & AI.

· Tổng hợp báo cáo ngày/tuần/tháng gửi Giám đốc Ban và Ban TGĐ.

· Giám sát checklist công việc & SLA phản hồi nội bộ.

· Đảm bảo ≥95% đầu việc hoàn thành đúng hạn.

Hỗ trợ Nhân sự – Hành chính nội bộ

· Phối hợp với GAD/HRBP trong chấm công, đào tạo, KPI, phúc lợi nội bộ.

· Quản lý hồ sơ nhân sự, danh mục nhân sự, giấy phép, tài sản, biểu mẫu hành chính của Ban DAIT.

· Hỗ trợ tổ chức các sự kiện & hoạt động truyền thông nội bộ.

· Đảm bảo mức độ hài lòng nội bộ ≥ 9/10.

Tài chính – Thanh toán – Theo dõi chi phí

· Lập, trình ký và theo dõi hồ sơ thanh toán chi phí của Ban (dịch vụ CNTT, phần mềm, vật tư, nhân công, thuê ngoài…).

· Theo dõi ngân sách hoạt động và nhắc tiến độ xử lý chứng từ.

· Đối chiếu định kỳ với phòng Tài chính – Kế toán.

· Đảm bảo ≥98% hồ sơ được xử lý đúng hạn, không phát sinh sai sót do hành chính.

Truyền thông nội bộ & hỗ trợ điều phối điều hành

· Quản lý các kênh truyền thông nội bộ của Ban (Teams, “Thông tin cần biết”, Dashboard DAIT Portal).

· Cập nhật văn bản, quy định, biểu mẫu trên các kênh dùng chung.

· Hỗ trợ Giám đốc Ban theo dõi các chỉ đạo, nhắc việc và giám sát kết quả triển khai.

· SLA phản hồi yêu cầu nội bộ ≤24 giờ.

Các nhiệm vụ khác

Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc Ban hoặc Ban Lãnh đạo Tập đoàn.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ

·         Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, CNTT hoặc các ngành liên quan.

·         Giao tiếp tốt.

·         Thành thạo MS Office, Teams, SharePoint, PowerPoint; ưu tiên biết Power BI hoặc các dashboard nội bộ.

·         Có kiến thức cơ bản về CNTT hoặc kinh nghiệm quản lý dự án CNTT là lợi thế.

Kỹ năng & năng lực

·         Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và quản trị thời gian tốt.

·         Khả năng tổng hợp, trình bày báo cáo rõ ràng và mạch lạc.

·         Kỹ năng giao tiếp, phối hợp đa phòng ban, xây dựng mối quan hệ.

·         Khả năng đa nhiệm, xử lý vấn đề nhanh và chính xác.

·         Tinh thần trách nhiệm cao, cẩn trọng và bảo mật thông tin.

·         Tư duy cải tiến, chủ động và sáng tạo trong công việc.

·         Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí hành chính – tổng hợp, thư ký hoặc điều phối văn phòng.