Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:

Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Hành chính – Nhân sự, đảm bảo công tác tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, chế độ, chính sách, và hành chính văn phòng được thực hiện hiệu quả, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty sản xuất và đặc thù ngành thiết bị Phòng cháy chữa cháy.

NHIỆM VỤ

Xây dựng quy trình & Quy định công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

1.      Chính sách và mục tiêu chất lượng.

2.      Sổ tay chất lượng.

3.      Quy trình (Xây dựng quy trình Phòng HCNS và toàn bộ các quy trình cho các Phòng/ ban trong công ty.

4.      Theo dõi các bộ phận xây dựng hướng dẫn công việc cho từng bộ phận.

5.      Triển khai cho nhân viên ISO ban hành biểu mẫu thực hiện và kiểm soát trong quá trình thực hiện.

6.      Triển khai cho nhân viên ISO đào tạo, lưu trữ các loại hồ sơ chất lượng.

Văn hóa doanh nghiệp & truyền thông nội bộ

1.      Văn hóa doanh nghiệp:

+ Tầm nhìn – Sứ mệnh

+ Giá trị cốt lõi

+ Văn hóa ứng xử

+ Truyền thống nội bộ (Ngày thành lập công ty, sinh nhật nhân viên theo tháng…)

2.      Truyền thông nội bộ:

+ Thiết lập hệ thống thông tin phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

+ Tổ chức quản lý các công cụ (phần cứng, phần mềm) phục vụ hoạt động hệ thống thông tin.

+ Tổ chức lưu trữ và bảo vệ hệ thống dữ liệu (cả bản cứng và dữ liệu mềm)

+ Tổ chức kiểm soát thông tin ra/vào Công ty như: Email nội bộ; Bảng tin nhà máy; Zalo nhóm / nội bộ; Bản tin chất lượng; Họp giao ban đầu tuần / cuối tháng

Tuyển dụng

-       Tổ chức xây dựng định biên theo định kỳ quý/ năm hoặc nhu cầu từ phát triển hoạt động SXKD Công ty liên quan đến nhu cầu nguồn nhân lực:

+ Lập kế hoạch tuyển dụng

+ Soạn thảo và đăng tin tuyển dụng

+ Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

+ Tổ chức phỏng vấn – đánh giá ứng viên

+ Thông báo kết quả – tiếp nhận nhân sự

+ Cập nhật dữ liệu tuyển dụng – báo cáo

Đào tạo

-       Tổ chức xây dựng tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí.

-       Tổ chức các hoạt động đánh giá - đào tạo nhân sự.

-       Tổ chức các hoạt động đo lường hiệu quả, năng suất, hiệu suất lao động sau đào tạo

-       Tìm kiếm và hỗ trợ các dịch vụ, chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự phục vụ hoạt động SXKD của Công ty.

C&B

-       Quy chế lương, phúc lợi;

-       Chính sách chế độ bảo hiểm;

-       Chính sách tuyển dụng thu hút lao động;

-       Chính sách đào tạo tạo phát triển nguồn nhân lực;

-       Chính sách thưởng phạt liên quan đến nguồn nhân lực;

-       Thực hiện cập nhật – đánh giá - đề xuất cải tiến các chính sách lương, phúc lợi phù hợp với:

o   Chính sách Công ty;

o   Xu hướng thị trường lao động;

o   Quy định pháp luật;

ATLĐ & VSLĐ Sản xuất

-       Triển khai cho ISO Xây dựng hệ thống an toàn – vệ sinh lao động.

-       Tổ chức đào tạo, huấn luyện ATLĐ – VSLĐ

-       Kiểm tra và giám sát an toàn

-       Quản lý hồ sơ và thiết bị an toàn

-       Phối hợp xử lý khi có tai nạn lao động

-       Định kỳ kiểm tra môi trường lao động 

Tổ chức sự kiện nội bộ   

-       Tổ chức đáp ứng các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động chung của Công ty như:

o   Đáp ứng công tác hậu cần ( Bếp ăn tập thể);

o   Dịch vụ hỗ trợ CBNV công tác bên ngoài

o   Công tác đón tiếp khách;

o   Công tác hội họp;

o   Cung cấp văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng

o   Công tác tạp vụ căn phòng, xưởng;

o   Quản lý đội xe và tổ chức công tác đưa đón CBNV, hỗ trợ các nhu cầu công tác khác bằng xe;

-       Tổ chức các sự kiện chính sách của Công ty.

Công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp và BGĐ

-       Tham gia họp, lập báo cáo, phân tích dữ liệu khi được yêu cầu.

-       Phối hợp với các bộ phận để xử lý sự cố hoặc tình huống phát sinh ngoài kế hoạch (ví dụ: tai nạn lao động, kiểm tra đột xuất, tiếp đoàn thanh tra,...).

-       Hỗ trợ các hoạt động nội bộ như đào tạo, tổ chức sự kiện công ty, truyền thông nội bộ, hoạt động công đoàn,...

QUYỀN HẠN

-       Quyền tham mưu cho BGĐ về tất cả các công tác hành chính nhân sự.

-       Đề xuất ý kiến trong phạm vi chuyên môn được phân công nhiệm vụ.

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

-          Số ngày làm việc trong tuần: Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần. Thứ 7 làm buổi sáng

-          Thời gian làm việc trong ngày như sau:

• Sáng từ 08 giờ 00 đến 12 giờ 00
• Chiều từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00

-          Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: máy tính, sổ ghi chép, văn phòng phẩm.

-          Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.

Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe

-       Nam/Nữ

-       Sức khỏe: Tốt

Trình độ học vấn / chuyên môn

-       Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Luật, Quản trị kinh doanh

-       Am hiểu luật Lao động, BHXH, ATLĐ; hiểu biết ngành sản xuất, đặc biệt PCCC là lợi thế

Trình độ ngoại ngữ / tin học

-       Thành thạo tin học văn phòng, ứng dụng phần mềm quản lý, bhxh 

Năng lực / kỹ năng

-         Có kinh nghiệm trong công tác hành chính nhân sự

-         Giao tiếp tốt

-         Kỹ năng tranning, đào tạo

-         Hiểu về Luật lao động, BHXH, Thuế TNCN, Pháp lý doanh nghiệp…

-         Có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

-         Có năng lực tổ chức công việc, giao tiếp tốt, giải quyết xung đột, dẫn dắt đội ngũ

Số năm kinh nghiệm làm việc

Tối thiểu 5 năm trong lĩnh vực nhân sự, 2 năm ở vị trí quản lý

Số năm kinh nghiệm yêu cầu trong công viêc 05 năm

Các yêu cầu khác (nếu có)

Có sức khỏe tốt.

Chịu khó, cẩn thận và trung thực.

PHƯƠNG THỨC ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC

-          Thực hiện công việc đúng quy trình và tiêu chuẩn chức danh.

-          Hoàn thành công việc đúng hạn,

-          Tham mưu đề xuất ý kiến cải tiến công việc, quy trình làm việc, có đóng góp xây dựng phát triển Phòng ban và Công ty.

-          Báo cáo công việc đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.

-          Tuân thủ quy định, nội quy, quy tắc ứng xử