Trưởng phòng thủ tục và công nợ

Mô tả Công việc

Xây dựng các kế hoạch hành động chi tiết với các phân công nhiệm vụ, hướng dẫn cụ thể đối với các hoạt động thủ tục, chăm sóc khách hàng, theo dõi công nợ và hỗ trợ Phòng Kinh doanh.

Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã xây dựng, phù hợp với các qui định pháp lý và các chính sách bán hàng ban hành.

Kiểm soát và giải quyết các vướng mắc/ khiếu nại của khách hàng liên quan đến việc công nợ, chậm thanh toán, vay vốn ngân hàng… Phối hợp với các Bộ phận liên quan (Kinh doanh, Kế toán, Ngân hàng…) để hỗ trợ khách hàng, kịp thời xử lý hoặc đề xuất các giải pháp xử lý các vướng mắc phát sinh.

Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân viên trong Bộ phận về chính sách, nghiệp vụ đối với từng dự án; chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng mềm. Thẩm định nội dung, kiểm soát và tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn thực hiện của Phòng.

Theo dõi, kiểm soát chất lượng nghiệp vụ (làm thủ tục hợp đồng, kiểm soát hợp đồng, tách trả bàn giao hồ sơ….), xử lý các tình huống phát sinh của bộ phận Thủ tục. Đưa ra các giải pháp phòng ngừa các rủi ro thủ tục cho Phòng.

Theo dõi và kiểm soát các căn đến hạn/quá hạn thanh toán hoặc Bàn giao để xử lý theo quy định. Đảm bảo gửi đủ thông tin về các thời hạn cho Khách hàng và các bộ phận có liên quan.

Điều phối và kiểm soát việc thu hồ sơ và trả Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản trên đất (Sổ đỏ) của Khách hàng.

Phân bổ chỉ tiêu khách hàng theo tỷ lệ giải ngân của từng ngân hàng tại mỗi dự án đã được Phê duyệt. Đảm bảo kế hoạch dòng tiền, đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc khai thác khách hàng, cập nhật hàng tuần/ hàng tháng việc giải ngân của các ngân hàng.

Phối hợp xây dựng Bộ mẫu hợp đồng mua bán và mẫu biểu thủ tục liên quan tới các dự án.

Tổ chức hỗ trợ cho Phòng Kinh doanh và Phòng Marketing triển khai các hoạt động Marketing, bán hàng tại khu vực Thủ tục Sàn/ VPBH

Chỉ đạo và đề xuất xây dựng, điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện và cải tiến các quy trình, quy định, hướng dẫn cần thiết còn thiếu hoặc chưa hợp lý; đảm bảo tính hệ thống, hợp lý, đầy đủ cho hệ thống Quy định – Quy chế của Phòng.

Lưu trữ đầy đủ, khoa học các phê duyệt, hướng dẫn có liên quan đến khách hàng lên hệ thống quản lý BĐS để nhân viên có tài liệu tra cứu.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp

Yêu Cầu Công Việc

1. Trình độ: Đại học

2. Kinh nghiệm: -  Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm quản lý Thủ tục hoặc Pháp chế trong lĩnh vực BĐS (dự án thấp tầng và cao tầng).

3. Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế

4. Tin học: Thành thạo tin học văn phòng

5. Các yêu cầu khác:
- Trung thực, chủ động, sáng tạo và trách nhiệm cao trong công việc.
- Có khả năng chịu được áp lực và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Nhiệt tình, tương tác kịp thời, hỗ trợ online khi ngoài giờ làm việc.
- Tính kỷ luật và cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
Ưu tiên:
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm vị trí tương đương trong các Công ty Bất động sản (Chủ đầu tư)