Chuyên Viên Hành Chính

Job Description

1. Quản lý ngân sách hành chính (10%):

• Lập kế hoạch ngân sách cho các chi phí hành chính văn phòng.
• Kiểm soát việc thực hiện ngân sách, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm và đề xuất các biện pháp tối ưu chi phí khi cần.
• Báo cáo định kỳ và theo yêu cầu về tình hình sử dụng ngân sách hành chính.

2. Quản lý hoạt động văn phòng (80%):

• Xây dựng quy trình, chính sách liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng.
• Quản lý tài sản, cấp phát và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, trang thiết bị và tiện ích văn phòng.
• Giám sát các dịch vụ hành chính như in ấn, chuyển phát nhanh, điện nước,... đảm bảo hoạt động liên tục.
• Thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí hành chính, đảm bảo thanh toán đầy đủ, đúng hạn.
• Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa, thay thế trang thiết bị văn phòng theo định kỳ hoặc đột xuất.
• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, thư từ, công văn đến và đi hàng ngày.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, thuê xe khi có yêu cầu.
• Đón tiếp khách và hỗ trợ khi cần thiết.
• Đề xuất các giải pháp cải thiện công tác quản lý văn phòng nhằm đảm bảo văn phòng luôn vận hành hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

3. Hỗ trợ hoạt động nội bộ (10%):

• Hỗ trợ tổ chức, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động nội bộ như happy hour, townhall, teambuilding, year end party...

4. Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp

Job Requirement

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường agency).
• Có khả năng tổ chức công việc hiệu quả, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và thích ứng nhanh trong môi trường áp lực cao.
• Chủ động, trách nhiệm, tỉ mỉ, cẩn thận và có tinh thần học hỏi.
• Kỹ năng giao tiếp, quản lý và phối hợp công việc tốt.
• Thái độ tích cực, tư duy chủ động và sẵn sàng hỗ trợ đồng đội.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt giỏi excel.