[Phenikaa Uni] Nhân viên Văn thư lưu trữ

Job Description

• Quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản ban hành nội bộ
• • Quản lý rà soát thể thức, cho số, phô tô nhân bản và ban hành các văn bản đi.
  • Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản.
  • Quản lý việc phát hành/ phân phối/ trình phê duyệt / cho số văn bản nội bộ theo quy trình quản lý văn bản nội bộ tại các bước do Văn thư Trường xử lý.
• Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản, hòm thư điện tử văn thư
• • Cập nhật toàn bộ sổ văn thư văn bản đi/ đến/nội bộ Phân công cho văn thư Trường Quản lý
  • Tạo bản sao điện từ trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường giúp tìm kiếm phân loại nhanh chóng các văn bản
  • Quản lý hộp thư điện tử của Văn thư trường thông qua việc phân loại, xử lý và chuyển tiếp cho các cấp lãnh đạo các văn bản gửi qua hộp thư nhà trường
  • Tạo bản sao PDF và lưu giữ hệ thống trên tài khoản Google Drive của Văn thư trường đối với mỗi văn bản quản lý và cần lưu trữ
  • Tìm kiếm, Phân phối các bản PDF các văn bản lưu giữ trên Google Drive cho các đối tượng cần sử dụng theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền
• Quản lý, sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác được giao
• • Bảo quản, cất giữ, đóng dấu các con dấu được giao cho Văn thư theo quy định.
  • Quản lý việc đóng dấu văn bản thông qua việc lập và ghi nhận nội dung, lý do đóng dấu trên sổ đăng ký đóng dấu
• Quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ (điện tử) tại Trường
• • Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ tài liệu sắp xếp theo thời gian, số văn bản và loại văn bản theo thông lệ.
  • Tổ chức thu thập, phân loại các văn bản thuộc quyền quản lý thành các hồ sơ đặc thù theo phân công của lãnh đạo Phòng như hồ sơ dự án, hồ sơ hội đồng quản trị, hồ sơ liên quan đến nhân sự.
  • Chỉnh lý, sắp xếp, biên mục văn bản, hồ sơ trong năm vào hồ sơ lưu trữ Trưởng vào cuối năm
  • Quản lý lưu trữ các file PDF văn bản trên Google Drive của Văn thư theo năm, theo loại văn bản và theo số phục vụ công tác lưu trữ điện tử
• Quản lý, thanh toán việc cung cấp thẻ điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, dịch vụ chuyển phát nhanh;
• • Làm việc với nhà cung cấp, kế toán nhằm đảm bảo theo quy định và giá cả hợp lý việc mua bán, lấy hóa đơn và thanh toán các thẻ điện thoại phát cho cán bộ
  • Làm việc với các cán bộ lãnh đạo trong trường liên quan đến việc đăng ký, thông báo và ký nhận thẻ điện thoại
• Xác nhận và quản lý CSDL văn bằng tốt nghiệp của sinh viên
• • Tiếp nhận, quản lý danh sách phôi bằng và sổ gốc văn bằng tốt nghiệp của các sinh viên qua các năm.
  • Phát bằng cho các sinh viên đã tốt nghiệp nhưng chưa tiến hành thủ tục nhận bằng theo quy định
  • Xác nhận với các sinh viên đã tốt nghiệp và đi làm về tính chính xác của thông tin liên quan đến bằng tốt nghiệp
• Tổng hợp lịch công tác tuần và điều phối phòng họp chung
• • Thu thập từ các phòng ban lịch công tác tuần trên hòm thư Văn thư.
  • Tổng hợp, bố trí, sắp xếp lịch phù hợp toàn trường dựa trên lịch công tác của các đơn vị.
  • Trình ký và ban hành lịch công tác tuần cho các đơn vị
• Thực hiện các công việc khác do Tổng Giám đốc hoặc Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòng phân công.

Job Requirement

*** YÊU CẦU

• Trình độ: Tốt nghiệp Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành về:  Văn thư – Lưu trữ, hành chính công,  thư ký hành chính, thư ký văn phòng... hoặc các chuyên ngành khác có liên quan; 
• Yêu cầu: 
• • Có kinh nghiệm ít nhất 01 năm làm việc tại vị trí tương đương, có khả năng tăng ca khi có điều động từ cán bộ phụ trách; 
  • Am hiểu các thủ tục, quy định của Nhà nước liên quan đến công tác Văn thư – Lưu trữ; 
  • Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Trường Đại học, trường liên cấp, trường quốc tế; 
  • Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý hồ sơ; 
  • Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc; 
  • Sử dụng tốt tiếng Anh. 
  • Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các công cụ làm việc online: Google Workspace: Mail, Driver, Docs, Sheet, ... 

*** Quyền lợi 

• Mức lương cạnh tranh. Phụ cấp ăn trưa
• Quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe nâng cao
• Các đãi ngộ hấp dẫn khác của Trường và Tập đoàn Phenikaa