Reception cum Admin Senior Staff

Job Description

- Sự kiện công ty: Tổ chức các chuyến dã ngoại, hội họp, tiệc/Company events: Organize trips, meeting, parties ...

- Thiết bị văn phòng: Quản lý tất cả các máy móc thiết bị văn phòng như máy fax, máy phô tô, tổng đài điện thoại, bàn ghế văn phòng, … Gọi dịch vụ bảo trì, sửa chữa khi cần thiết, đảm bảo các thiết bị máy móc này luôn được sạch sẽ và luôn hoạt động tốt. Hướng dẫn cách vận hành các máy móc này khi cần thiết/Office equipment: Handle all office machine and equipments such as fax, photocopier, switchboard … and call maintenance/ repair service when needed to make sure that these machines are clean and ready for operating at all time. Give instruction how to use these machines in correct way when necessary.

- Tiếp tân: Thực hiện các cv lễ tân như nghe điện thoại, dịch vụ chuyển phát nhanh, kiểm soát con dấu công ty, chào đón khách …/Receptionist: Do receptionist’s jobs for picking up phone, courier service, control company stamp, welcome guests …

- Chào đón khách: đón khách, sắp xếp xe cho nhân viên và BOD, cắm hoa, thức uống, bữa ăn, và các yêu cầu khác từ khách hàng và các bộ phận./Welcome guest: pickup, arrange car, flowers, refreshment, meal, and other request from guest/department

- Công nhân tăng ca: Đặt cà phê và mì cho công nhân làm tăng ca. Theo dõi và quản lý số lượng tồn./Worker OT: Order coffee and noodles for workers who work overtime, and tracking the storage.

- Nhà ăn: đặt thức ăn cho khách. Bên cạnh đó, đặt thức uống và nước đá cho công nhân./Canteen: Order food for guests. Besides, order soft drink (Cocacola) and ice for workers.

- Kiểm soát văn phòng: Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ và ngăn nắp/Control office: Make sure office is cleaned and organized.

- Quản lý và sắp xếp kho hành chính sạch sẽ và ngăn nắp/Admin store: manage and arrange admin store, make sure it is cleaned and tidy

- Quầy café: Giám sát hoạt động khu vực quầy café và thiết bị tại khu vực này. Đảm bảo khu vực quầy café luôn được sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp và luôn trong điều kiện hoạt động tốt. /Coffee bar: Supervising coffee bar and equipment at this area. Make sure the coffee bar area is always cleaned and arranged properly.

- Đặt mua bánh, sữa, café, trái cây cho quầy café/ phòng họp và thức ăn nhẹ cho công nhân làm tăng ca đêm./Order cakes, milk, coffee, fruits for coffee shop / meeting room and snack to workers working OT at night.

- Nước uống: Đặt hàng, ghi chép, thanh toán nước uống cho công nhân và văn phòng/Drinking water: Order, record, make payment of drinking water fee for production & office.

- Văn phòng phẩm: Đặt hàng và phân phát văn phòng phẩm cho nhân viên hàng tháng. Kiểm soát và đảm bảo các yêu cầu và đơn hàng không vượt quá ngân sách hành chính đã duyệt/Stationery: Order and deliver stationery for staff monthly. Control and make sure all requests and order under admin approved budget

- Mua hàng cho bộ phận hành chính: Làm thủ tục mua hàng cho bộ phận hành chính dựa trên bảng giá đã được duyệt bởi bộ phận Sourcing/Admin purchasing: Make procedure to purchase items relating to Admin dept based on the quotations approved by Sourcing Dept.

- Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ của công ty để Sao y công chứng, nộp giấy tờ,… cho các cơ quan ban ngành nhà nước./Prepare documents related to government documents (Notarized copies of company documents, submit documents…)

- Dịch thuật: dịch thuật tất cả các tào liệu hành chính như hợp đồng, công văn … /Translation: Do translation all admin documents such as contracts, letters …

- Dịch vụ điện thoại và mạng internet: Tạo các tài khoản điện thoại và mạng internet cho Quản lý mới, báo cắt dịch vụ đối với các trường hợp thôi việc. Thực hiện công tác thanh toán, theo dõi và báo cáo xử lý khi gặp sự cố./Phone and internet service: setup account for new Managers, stop the service in case any managers quit. Tracking, payment, handling when problems happened.

- Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ một cách ngăn nắp. Tất cả các folder phải có danh mục tài liệu. File quản lý hồ sơ phải có file mềm và file cứng làm sao bất cứ ai cũng có thể lấy được tài liệu một cách dễ dàng./Filling documents: arrange and file document properly. Index files is a must for all folders. The document management file must be soft copy and hard copy so that anyone can take the document easily.

- Sự kiện công ty: Liên hệ các đại lý / dịch vụ để tổ chức du lịch, tiệc, hội nghị cho công ty/Company events: Contract agents/ services to arrange outing trips, parties, meetings for company

- Vận chuyển: sắp xếp xe đưa rước công nhân viên, xe cho nhân viên đi công tác. Kiểm soát việc sử dụng xăng dầu của xe công ty./Transportation: Daily arrangement of bus for workers / staff, car for staff to business trips. Control the petrol consumption of company vehicle. Control company drivers (tracking OT, petrol, working time…) (2 minibus, 1 5T Truck, 1 50 seats bus, 1 750kg Truck, 1 motorbike).

- Quản lý dịch vụ các vận chuyển như thuê xe, dịch vụ grab, taxi … kiểm tra, thanh toán và báo cáo hàng tháng: (1 xe tải, 3 xe 7 chỗ, 1 xe bán tải, 1 xe tải 2 tấn)/Manage the service of transportation services such as renting cars, grab service, taxi … check, make payment and report monthly. (1 pickup truck, 3 7 seats car,1 pickup truck, 1 2T truck)

- Quản lý dịch vụ thuê xe tải bên ngoài (Nhận yêu cầu, đặt lịch, theo dõi, làm hồ sơ thanh toán,…) (Khoảng 85 - 110 chuyến/ tháng)./Manage the service of TRUCK RENTAL agent (Received booking request, tracking, payment…) (About 85-110 bookings per months)

- Quản lý dịch vụ chuyển phát trong và ngoài nước (ViettelPost, Fedex,DHL,…): Gửi và nhận bưu phẩm, hàng hóa cho nhân viên, theo dõi và làm thủ tục thanh toán./Postage delivery (Viettel post, Fedex, DHL…): Sending & receiving for staff, tracking and payment.

Job Requirement

-       Độ tuổi từ 24 đến 40.Nam hoặc nữ/From 24 to 40 years old. Female or male. 

-       Sử dụng thành thạo các ứng dụng Microsoft Office/Good computer skill in MS word. Excel, Access.

-       Khả năng giải quyết vấn đề tốt/Good ability to solve problems

-       Giỏi giao tiếp bằng tiếng Việt và tiếng Anh/Good communication in Vietnamese and English

-       Có khả năng làm việc độc lập /Ability to work independently

-       Làm việc chăm chỉ/Hard working

-       Có thể làm việc dưới áp lực cao/Can work under high pressure