Đừng lạm dụng email nơi công sở

Email không chỉ dùng để giao dịch và truyền thông mà còn là một phần văn hóa công sở, thể hiện văn hóa, trình độ nhận thức và năng lực của chính người sử dụng nó.

Đừng lạm dụng email nơi công sở

Không dùng email để “buôn chuyện”
Tán gẫu trong công sở là nhu cầu không thể thiếu của bất kỳ ai. Nó giúp giảm stress cực nhanh cho nhân viên trong những giờ làm việc căng thẳng, tuy nhiên mặt tiêu cực cũng không ít.

Trên thực tế, nhân viên ít khi có cái nhìn lạc quan về công ty, về các sếp và đồng nghiệp của mình. Nếu "đề tài" này được đem ra "tám", nó sẽ tác động không tốt đến văn hóa công sở, dẫn đến năng suất kém, thậm chí lãng phí thời gian của công ty.
Tờ USA Today bình luận: “Buôn dưa lê” ở công sở là một vấn nạn ngày càng gia tăng. Với các nhà tuyển dụng, họ đau đầu với việc hạn chế tin đồn nhảm lan nhanh với tốc độ chóng mặt. Với sự phát triển không ngừng của truyền thông điện tử, những tin đồn vô căn cứ “bay” liên tục vào hộp mail của các nhân viên dù rằng họ ít khi có chủ tâm thực hiện công việc này. Điều này có khả năng hủy hoại cả sự nghiệp của các nạn nhân. Thật vậy, chỉ cần nhấn nút “send” hoặc gửi tin bằng chế độ CC, BCC, tin đồn được lan truyền rất nhanh và dễ dàng.
Do đó, lời khuyên dành cho bạn là: Không dùng email để “buôn chuyện”, cho dù đó là chuyện cá nhân hay chuyện ở công ty.

Không lạm dụng email
Theo một cuộc khảo sát ở 294 công ty tại Mỹ, 1/3 công ty cho biết họ đã sa thải ít nhất 1 nhân viên trong năm 2006 vì lỗi vi phạm chính sách email trong công sở và 52% cho biết họ áp dụng nội quy sử dụng email. Cũng theo khảo sát này, 38% công ty cho biết họ đã thuê một đội ngũ nhân viên riêng chuyên làm nhiệm vụ phân tích và kiểm tra tra các nội dung email đã được nhân viên gửi đi.

Keith Crosley, giám đốc phát triển thị trường Proofpoint Inc - công ty chuyên xử lý thư rác và giải quyết các vấn đề về mạng máy tính cho các tập đoàn - nhận định: “Các công ty có quyền hợp pháp trong việc giám sát email nhân viên mình. Trong mỗi email được gửi đi chứa rất nhiều rủi ro. Các công ty cần phải bảo vệ dữ liệu của mình và email là một trong những hệ thống khó được bảo vệ nhất, bởi nhân viên rất dễ vô tình gửi đi dữ liệu quan trọng”.

Thông điệp Crosley gửi đến các nhân viên là: “Đừng viết vào email những điều mà bạn không muốn cả thế giới đọc được”.
Chúc bạn thành công!