Nhân Viên Lễ Tân – Văn Thư

Mô tả Công việc

1. Văn thư lưu trữ

- Có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty đúng quy chế ban hành.

- Tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ các hồ sơ/tài liệu đến và đi theo quy định văn thư lưu trữ và các quy trình phối hợp nội bộ khác.

- Lập, quản lý và báo cáo danh mục hồ sơ/tài liệu đảm bảo đúng quy định và thuận tiện tra cứu khi cần. Lưu trữ hồ sơ/tài liệu sau khi đóng dấu đúng quy định.

- Bảo mật các hồ sơ/tài liệu khi được đóng dấu đúng quy định.

2. Công tác lễ tân, khánh tiết

- Trực tổng đài điện thoại của Công ty, hướng dẫn và chuyển các cuộc gọi theo quy định.

- Hướng dẫn, tiếp đón khách đến tham quan văn phòng bán hàng, văn phòng dự án chu đáo, đúng quy định.

- Đảm bảo công tác trà nước được phục vụ đầy đủ, kịp thời cho BLĐ, trong các cuộc họp.

- Hỗ trợ các công tác lễ tân, khánh tiết tại tất cả các sự kiện của Công ty … và các sự kiện khác được phân công

- Hỗ trợ công tác khác theo sự phân công của QLTT, Phòng HCNS và Ban Kinh doanh MKT

3. Hành chính văn phòng

- Cấp phát văn phòng phẩm, ấn phẩm, quà tặng, đồng phục, ….

- Theo dõi, tổng hợp chi phí hành chính văn phòng bán hàng, văn phòng dự án như: chi phí VPP, chi phí xe ô tô văn phòng, chi phí dịch vụ văn phòng, chi phí tiếp khách… và các chi phí văn phòng khác (nếu có).

- Triển khai mua sắm, sửa chữa các dịch vụ hành chính được phân công

- Đầu mối tổng hợp báo cáo chi phí quản lý hành chính định kỳ hàng tháng/quý/năm

4. Thực hiện nhiệm vụ khác theo yêu cầu của QLTT

Yêu Cầu Công Việc

Kiến thức chuyên môn

-        Trung cấp/Cao đẳng/Đại học các ngành liên quan

-        Thành thạo vi tính văn phòng (Word, Excel, PP càng tốt)

-        Ưu tiên biết ngoại ngữ

Kỹ năng công việc

-        Làm việc độc lập và làm việc nhóm: tốt

-        Giao tiếp: tốt

Kinh nghiệm tối thiểu: 2-3 năm

Lưu ý đặc biệt

-        Trung thực. cẩn trọng, chu đáo, hòa nhã, nhanh nhẹn, nhiệt tình

-        Ngoại hình dễ nhìn, giọng nói chuẩn, dễ nghe