Planning & Purchasing Supervisor (Giám sát Kế hoạch & Mua hàng)

Job Description

Job role: overseeing the planning, coordination, and purchasing of materials, supplies, technical equipment/ tools and goods required to meet production and operational needs; working closely with vendors, internal teams, and management to ensure efficient operations in both procurement and inventory management.

Vai trò công việc: giám sát việc lập kế hoạch, phối hợp và mua sắm vật liệu, vật tư, thiết bị/công cụ kỹ thuật chuyên ngành và hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất và vận hành; làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp, các bộ phận và ban quản lý để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong cả khâu mua sắm và quản lý hàng tồn kho.

I/ External contact (Đối ngoại):

1. Identify, evaluate and select reliable suppliers, negotiate terms, and manage supplier relationships to ensure quality, cost and delivery performance to comply with contracts.

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, quản lý nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ như cam kết trong hợp đồng.

2. Contact/Supervise Forwarders service on inbound logistic activities to make sure material arrives at warehouse as schedule in full.

Liên hệ/ giám sát việc cung cấp dịch vụ của các công ty giao nhận cho những hoạt động giao nhận trong nước, đảm bảo nguyên vật liệu được nhận và nhập kho đầy đủ theo kế hoạch.

3. Establish and maintain strong relationships with suppliers to negotiate favorable terms and resolve issues promptly.

Thiết lập và duy trì các mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để đàm phán các điều khoản tốt và giải quyết vấn đề kịp thời.

4. Regularly assess supplier performance and take corrective action as needed.

Định kỳ đánh giá hiệu quả các nhà cung cấp và thực hiện các hành động khắc phục cần thiết.

5. Monitor market conditions and identify potential cost-saving opportunities or alternative suppliers.

Theo dõi điều kiện thị trường và xác định những cơ hội tiết kiệm chi phí tiềm năng hoặc tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế.

II/ Internal contact (Đối nội):

1. Supervise and ensure all purchasing orders are processed on time.

Giám sát và đảm bảo các yêu cầu mua hàng hàng ngày được xử lý đúng hạn.

2. Track order status, have instruction and approval to release purchase order timely to suppliers. Ensuring purchasing requirements matches the requestors’ demand.

Theo dõi tình trạng đơn hàng, có những hướng dẫn và phê duyệt đúng hạn trước khi liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp. Đảm bảo đáp ứng đúng các yêu cầu với nhu cầu của người yêu cầu.

3. Implement and maintain effective inventory level, utilize stock on hand materials, minimize stockouts, excess stock and slow-moving stock.

Kiểm soát mức độ tồn kho, sử dụng tối ưu nguyen vật liệu có sẵn, đảm bảo giảm thiếu thiếu hang, dôi dư và lương nguyên vật liệu chậm sử dụng.

4. Control on time delivery as confirmed estimate time delivery.

Kiểm soát và đảm bảo giao hàng đúng hạn như thời gian dự kiến.

5. Ensure not good quality materials should be solved as soon as possible.

Đảm bảo nguyên vật liệu không đảm bảo chất lương phải được xử lý nhanh nhất có thể.

6. Regularly inform Warehouse for daily material receiving schedule and solving Supplier/Forwarder delivery issues.

Thường xuyên cập nhật và thông báo đến kho kế hoạch nhận nguyên vật liệu hàng ngày và giải quyết các vấn đề liên quan đến giao hàng của nhà cung cấp/ công ty giao nhận.

7. Assess production capacity and identify potential bottlenecks or constraints. Develop strategies to optimize capacity utilization and improve overall productivity.

Đánh giá năng lực sản xuất và xác định các nút thắt hoặc hạn chế tiềm ẩn. Xây dựng chiến lược để tối ưu hóa việc sử dụng năng lực và cải thiện năng suất chung.

8. Develop and implement detailed production schedules, considering factors such as machine capacity, labor availability, and material requirements.

Xây dựng và triển khai lịch trình sản xuất chi tiết, xem xét các yếu tố như công suất máy móc, nguồn lao động sẵn có và yêu cầu về vật liệu.

9. Monitor production progress and adjust schedules as needed to maintain efficiency and meet deadlines.

Theo dõi tiến độ sản xuất và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết để duy trì hiệu quả và đáp ứng thời hạn.

10. Check for both cash advance and monthly payment document/AP reconcile, system Payment request processing/checking and Payment wire submission to ACC Dept.

Kiểm tra các hồ sơ liên quan đến tạm ứng/thanh toán gửi cho kế toán để đảm bảo tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp/ công ty giao nhận.

11. Support Manager on management report/task and others assignment.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận về các báo cáo/ công việc quản lý nhân viên của bộ phận và các nhiệm vụ khác được phân công.

Job Requirement

1. Education & Knowledge: Bachelor degree - Major: Business Administration, Supply Chain Management, or a related field. Knowledge of procurement processes and supply chain management best practices.

Trình độ học vấn & kiến thức: Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý chuỗi cung ứng hoặc ngành liên quan. Am hiểu quy trình và thủ tục thường gặp trong lĩnh vực mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng.

2. Foreign language: Good English listening, speaking, writing skill.

Kỹ năng ngoại ngữ: giao tiếp tiếng Anh tốt (nghe-nói-viết).

3. Soft skills (Kỹ năng mềm):

3.1 Strong analytical & problem-solving skills (Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt).

3.2 Good negotiation and interpersonal skill (Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và truyền đạt tốt).

3.3 Ability to manage multiple tasks and priorities in a fast-paced environment (Khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ và ưu tiên trong môi trường có nhịp độ nhanh).

3.3 Proficient in MS Office, MS Dynamics 365 (Thành thạo tin học văn phòng, MS Dynamics 365).

4. Experience: At least 5 years experienced in Planning, Purchasing or Supply Chain with at least 2 years in supervisory role, preferable having experience in footwear manufacturing companies.

Kinh nghiệm làm việc: Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế hoạch, Mua hàng, Chuỗi cung ứng, với ít nhất 2 năm ở vai trò quản lý, ưu tiên có kinh nghiệm làm việc ở các công ty sản xuất giày dép.