I. Chức năng vị trí & Trách nhiệm chính / Position Function & Keys responsibilities:
Hỗ trợ công tác văn thư, công tác hành chính, hỗ trợ công việc pháp lý, thư ký cho Ban Tổng giám đốc Công ty/ Providing clerical and administrative support for BOGD .
II. Nhiệm vụ chính/ Major Duties:
Đón tiếp khách hàng nội bộ, đối tác bên ngoài của Ban Tổng giám đốc (theo yêu cầu)/ To receive customers, domestic and foreign partners/ guests of Board of General Directors (as requested).
Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban trình ký đến văn phòng ban TGD và phản hồi đến các phòng, ban trong công ty cũng như đối tác. Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy trình trình ký/ Receipt,analysis, arrange and proceed information, ducuments/ daily requested from individuals/ departments/ members/etc.. and submit for signing/ approval. Ensure to follow the proper procedure.
Thực hiện việc chuyển tiếp thông báo, chỉ thị, thư từ đến Ban Tổng giám đốc, các phòng ban trong Công ty/ To deliver/ transfer information, letters, documents to the Board of General Directors quickly and on time.
Soạn thảo công văn, chứng từ phúc đáp đến các cơ quan chức năng, Hội viên, khách hàng theo yêu cầu từ Ban Tổng giám đốc/To draft/ send email reply to customers’/ individuals’ as assigned by Board of General Directors.
Sắp xếp, bố trí lịch họp, làm việc của Tổng, Phó Tổng giám đốc và thông báo, cập nhật đến các phòng, ban trong công ty (theo yêu cầu)/ To schedule, re-arrange meeting/ appointment for Board of General Directors and inform the working schedule of Board of General Directors to relevant department/ individuals (as requested).
Hỗ trợ các phòng, ban khi Công ty có sự kiện, bao gồm/ To assist and suppport other department as handling the company’s major events inclusive of: Liên lạc truyền thông, báo chí/ Media/ presss contacting.
Các công việc khác theo yêu cầu từ Ban Tổng giám đốc/ To follow other tasks as assigned by Board of General Directors.
Job Requirement
1. Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm:
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, Quản trị kinh doanh, ngoại ngữ.
Tiếng Anh: thành thạo
Thành thạo vi tính văn phòng (Ms. Word, Ms. Excel, Ms. Powerpoint).
Có kỹ năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.
Có kỹ năng viết biên bản, báo cáo và soạn thảo văn bản tốt.
Có kỹ năng khai thác thông tin, tổng hợp và phân tích tốt.
Kỹ năng giao tiếp tốt với cả người Việt và người nước ngoài.
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm công tác thư ký, trợ lý cho cấp lãnh đạo công ty.
