Thư ký Phó CT HĐQT

Job Description

1. Công tác hành chính, văn thư cho Phó CT HĐQT

1.1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Phó CT HĐQT;

1.2. Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị,… phục vụ cho công việc của Phó CT HĐQT;

1.3. Chuẩn bị công tác hậu cần (đón tiếp, sắp xếp phòng họp,…) cho các lịch trình của Phó CT HĐQT;

2. Công tác thư ký cho Phó CT HĐQT

2.1. Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp và báo cáo lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác,… (bao gồm cả lịch định kỳ và đột xuất) của Phó CT HĐQT;

2.2. Quản lý, tổ chức thực hiện, chuẩn bị nội dung các báo cáo/văn bản/tài liệu liên quan đối với các lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác,… của Phó CT HĐQT;

2.3. Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hoàn chỉnh của các tài liệu, hồ sơ từ các Phòng/Ban trình ký hoặc xin ý kiến Phó CT HĐQT theo quy định;

2.4. Tiếp nhận các chỉ đạo của Phó CT HĐQT và truyền đạt, thông báo tới các đơn vị/cá nhân liên quan;

2.5. Tham dự, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Phó CT HĐQT để phục vụ việc quản lý điều hành của Phó CT HĐQT;

2.6. Giúp việc cho Phó CT HĐQT trong quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết;

2.7. Thực hiện công tác biên phiên dịch trong giao tiếp, văn bản, tài liệu khi có yêu cầu.

3. Theo dõi và báo cáo tiến độ việc thực hiện các công việc của các Phòng/Ban theo các chỉ đạo của Phó CT HĐQT.

4. Đảm bảo bảo mật các thông tin được tiếp cận theo quy định.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Phó CT HĐQT phân công.

Job Requirement

1. Bằng cấp tối thiểu: Đại học Chính quy trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại giao, Ngoại ngữ và các chuyên ngành phù hợp khác. Ưu tiên ứng viên là du học sinh

2. Chứng chỉ/ giấy phép hành nghề:

3. Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thành thạo, có khả năng biên phiên dịch tốt

4. Trình độ tin học: Thành thạo Word, Excel, PowerPoint.

5. Phẩm chất cá nhân: Tinh tế, nghiêm túc, chín chắn, trung thực, chỉn chu, cẩn thận.

6. Kinh nghiệm: Từ 2 – 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

7. Yêu cầu khác:

- Tuổi từ 25 - 30 tuổi. Ngoại hình sáng.

- Kỹ năng giao tiếp khéo léo.

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt.

- Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp nhóm linh hoạt.

- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.