Nhân viên Hành chính Nhân sự

Mô tả Công việc

1. Thực hiện công việc hành chính văn phòng:

- Quản lý, tập hợp chứng từ, kiểm kê và làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chính hàng tháng (chi phí thuê văn phòng, thuê kho, điện, nước, VPP, CPN…)

− Đề xuất và chuẩn bị đồ cúng vào các dịp Tết, ngày 15-30 âm lịch mỗi tháng, cúng đột xuất.

− Quản lý và thực hiện những công việc in ấn thường niên (bao thư, name card, các bản sao của giấy phép kinh doanh, CCCD của lãnh đạo…)

− Mua sắm các vật dụng văn phòng cần thiết (bàn, ghế, quạt,…); hoặc theo yêu cầu của BGĐ (hoa, quà tặng đối tác,…).

− Đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho cán bộ nhân viên đảm bảo đúng kế hoạch lịch trình đã được duyệt.

− Làm thủ tục xin visa cho các chuyến công tác ngước ngoài của Tổng Giám Đốc.

− Theo dõi và cấp phát giấy giới thiệu cho các phòng ban. − Theo dõi các hợp đồng dịch vụ, thuê văn phòng,… => đến hạn thì làm Hợp đồng/phụ lục hợp đồng, rà soát pháp lý các văn bản.

− Quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.

− Lên kế hoạch đặt văn phòng phẩm và vật dụng cần thiết theo yêu cầu từ các phòng ban.

− Đăng ký, quản lý các tài khoản về dịch vụ hành chính: Grab for Business, CPN 247, Gotadi,…

− Đăng ký, quản lý, cập nhật danh sách cấp phát thẻ thang máy/thẻ xe cho nhân viên.

− Quản lý, trang bị các thiết bị văn phòng cho công ty. Lên kế hoạch, theo dõi, bảo trì các thiết bị điện tử (máy tính, máy in, máy photo…) và quản lý tài sản công ty.

− Tiếp nhận và thực hiện những yêu cầu sửa chữa cơ sở vật chất tại văn phòng, kho. Đảm bảo các chi phí cần đúng quy định, đầy đủ hóa đơn, chứng từ để thanh toán.

− Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty, chuyển thư đến các phòng ban có liên quan phụ trách.

− Đảm bảo công tác PCCC tại kho: trang bị, theo dõi, quản lý các thiết bị PCCC (bình chữa cháy xách tay, tiêu lệnh, nội quy PCCC,…); đăng ký bảo hiểm kho.

− Thực hiện công tác giám sát việc vệ sinh, trang trí nơi làm việc.

− Kiểm kê, lập danh sách thanh lý các đồ dùng của công ty không dùng đến.

− Cuối tháng làm báo cáo chí phí hành chính cho Trưởng phòng Nhân sự.

2. Quản lý con dấu:

− Giữ gìn, bảo quản cẩn thận con dấu (của công ty, của lãnh đạo).

− Tiếp nhận hồ sơ chứng từ từ các phòng ban, trình ký và đóng dấu văn bản theo đúng trình tự thủ tục quy định.

3. Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

4. Công tác chăm sóc nội bộ:

− Phối hợp với nhân viên trong phòng thực hiện việc tặng quà sinh nhật/lễ tết, hiếu hỷ cho CBNV.

− Tham gia và đồng hành cùng Công Đoàn thực hiện các chương trình phúc lợi do Công đoàn tổ chức.

5. Công tác tổ chức & hậu cần:

− Thực hiện công tác tổ chức sinh nhật, du lịch, tất niên, kỷ niệm ngày thành lập công ty.

− Chuẩn bị hậu cần, sắp xếp và lên lịch cho các buổi họp, buổi tiệc, sự kiện,….của công ty.

Yêu Cầu Công Việc

− Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên: Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Văn Thư lưu trữ, Quan hệ lao động.

− Kỹ năng tin học văn phòng tốt, quản lý thời gian, giao tiếp tốt.

− Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm, có ý thức tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt.

− Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm tại các vị trí công việc liên quan lĩnh vực Hành chính, Văn phòng.

- Ưu tiên có chứng chỉ Hành chính văn phòng, Văn thư.