Thư ký - Trợ lý BGĐ

Mô tả Công việc

1. Tham mưu và thay mặt Quản lý trực tiếp/Tổng Giám Đốc (TGĐ) thực hiện một số công việc được phân công:

- Tham mưu Quản lý trực tiếp/TGĐ hướng giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác quản trị, quản lý, điều hành Công ty;

- Tham mưu cấp quản lý cao hơn khi được sự chấp thuận của Quản lý trực tiếp/TGĐ;

- Thay mặt Quản lý trực tiếp/TGĐ dự các cuộc họp khi được phân công. Ghi nhận nội dung cuộc họp và báo cáo, tham mưu hướng giải quyết;

- Thay mặt Quản lý trực tiếp/TGĐ làm việc với các đơn vị (Khối/Phòng/Ban/Bộ phận) có liên quan để triển khai công việc. Ghi nhận nội dung và báo cáo, tham mưu hướng giải quyết;

- Thay mặt Quản lý trực tiếp/TGĐ giải quyết một số công việc khác theo sự phân công.

2. Soát xét hồ sơ:

- Tiếp nhận hồ sơ trình ký từ Thư ký và các đơn vị;

- Kiểm tra, soát xét tính trung thực, đầy đủ, hợp lý, chính xác của hồ sơ từ các đơn vị trước khi trình phê duyệt;

- Báo cáo kịp thời tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị;

- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong công tác quản lý hoạt động.

3. Triển khai chỉ đạo:

- Tiếp nhận chỉ đạo từ Quản lý trực tiếp/TGĐ/Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị;

- Đề xuất người chỉ đạo phương án xử lý, đơn vị/cá nhân liên quan để phối hợp giải quyết;

- Truyền đạt các chỉ đạo đến các đơn vị/cá nhân liên quan để phối hợp giải quyết;

- Theo dõi, đôn đốc tiến độ và báo cáo kết quả, đánh giá hiệu quả thực hiện cho Quản lý trực tiếp/TGĐ/Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị;

- Giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị/cá nhân theo quy định hiện hành của Công ty.

4. Tổng hợp báo cáo:

- Tổng hợp các báo cáo của các đơn vị, có ý kiến phân tích trước khi trình Quản lý trực tiếp/ TGĐ xem xét, quyết định;

- Báo cáo Quản lý trực tiếp/TGĐ đốc kịp thời tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị.

5. Hậu cần - hành chính:

- Sắp xếp lịch làm việc của Tổng Giám đốc;

- Thông báo, tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp/TGĐ;

- Chủ trì thực hiện các công tác hậu cần cho Tổng Giám đốc và Văn phòng Tổng Giám đốc;

- Tham gia xây dựng hệ thống tài liệu nội bộ (Quy trình/quy chế/quy định...)

- Tham gia công tác Quản lý, văn thư, lưu trữ hồ sơ Công ty.

6. Phối hợp với các đơn vị trong việc cung cấp thông tin liên quan đến công việc của Ban TLTK và các công việc được giao khác.

7. Thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác do Quản lý trực tiếp/TGĐ yêu cầu

Yêu Cầu Công Việc

- Bằng cấp: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Luật, hoặc các ngành khác có liên quan; Ưu tiên có bằng cử nhân Luật
- Tiếng anh giao tiếp cơ bản là một lợi thế
- Trên 03 năm kinh nghiệm vị trí Thư ký/Trợ lý TGĐ/Chủ tịch các Công ty bất động sản
- Khả năng phán đoán, phân tích, suy luận, logic;
- Có khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao;
- Ngoại hình ưu nhìn