Trưởng phòng Nhân sự Hành chính

Job Description

1. Xây dựng hệ thống công ty và phát triển đội ngũ nhân sự:

− Tham mưu cho BGĐ tổ chức, quản lí, phát triển nguồn nhân lực

− Tham gia xây dựng quy chế, quy trình và chính sách của công ty

− Tham gia cùng BGĐ trong việc hoạch định chiến lược nguồn nhân lực, làm việc chặt chẽ với cấp Trưởng bộ phận để xác định nhu cầu về nguồn nhân lực từ đó xây dựng kế hoạch định biên nhân sự hàng năm,..

− Tham gia cùng BGĐ xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

− Xây dựng các chính sách đãi ngộ nhân sự, chế độ lương, thưởng, phúc lợi,.. cho NLĐ phù hợp với các quy định của pháp luật, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn cho người lao động.

− Làm việc chặt chẽ với các Trưởng bộ phận và người quản lý trực tiếp cung cấp hướng dẫn chuyên môn về nhiều vấn đề của nhân sự.

− Chịu trách nhiệm chính về xây dựng và quản lý quy trình tuyển dụng. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.

− Tiến hành tuyển dụng nhân sự phù hợp theo nhu cầu phát triển của công ty và các phòng ban….

− Đào tạo hội nhập nhân viên mới.

- Đánh giá nhu cầu đào tạo để lên kế hoạch xây dựng chương trình phát triển kỹ năng và nghề nghiệp cho nhân viên.

2. Quản lí, ban hành văn bản quy định trong công ty:

− Nghiên cứu, xây dựng, cập nhật, triển khai các tài liệu liên quan đến quản lý nguồn nhân lực như: thỏa ước lao động; nội quy lao động; văn hóa doanh nghiệp..;

− Cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý, kiểm soát các văn bản hành chính: Nội quy, Quy chế, Biểu mẫu … của các phòng ban, văn phòng đại diện,… để đảm bảo tính hệ thống và quy chuẩn.

− Hoàn thiện và thực thi hệ thống Lương – Thưởng – Phúc lợi dài hạn, cạnh tranh theo hiệu quả công việc.

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế, qui định của Công ty đã ban hành của tất cả các phòng ban, chi nhánh.

3. Tổ chức, quản lí, điều hành các hoạt động của Phòng Nhân sự:

− Phân công công việc cho tất cả các nhân viên trong phòng đảm bảo nhân sự phát huy tối đa năng lực và hoàn thành đạt yêu cầu tất cả các công việc; chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Phòng Nhân sự với Ban lãnh đạo công ty.

− Lập báo cáo và kế hoạch định kỳ hàng tháng/ quý/ năm.

− Kiểm soát chi phí lao động từ quỹ lương, quỹ khen thưởng, đảm bảo tối ưu theo kế hoạch ngân sách hàng năm.

− Giám sát và kiểm tra chi phí lương, giám sát quy trình thanh toán lương, thưởng, giải quyết chế độ BHXH, các chế độ phúc lợi của CBNV từ nhân sự phụ trách công tác.

− Kiểm tra và giám sát số liệu cho việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm của nhân viên.

− Giám sát và theo dõi quy trình đánh giá thử việc, tái ký Hợp đồng lao động

− Tổ chức, giám sát các hoạt động, sự kiện, truyền thông nội bộ của Công ty để tăng tính gắn kết với nhân viên.

− Hướng dẫn, đào tạo bổ sung kiến thức, kỹ năng cho CBNV là nhân sự kế thừa: phó phòng, chuyên viên Nhân Sự…

− Đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực.

- Tiếp đón các đoàn thanh tra.

4. Quản lí hoạt động hành chính văn phòng:

− Tổ chức và giám sát công tác hành chính, quản trị văn phòng của nhân sự phụ trách công tác Hành chính của Công Ty: quản lí tài sản, xe văn phòng, công cụ, dụng cụ làm việc, ATVSLĐ, môi trường, PCCC, hội họp, …

− Trao đổi và làm việc với công ty luật để thực hiện các thủ tục hồ sơ pháp lý của công ty như thay đổi thông tin trên Giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký mới, thay đổi thông tin trên Giấy địa điểm kinh doanh.

- Tham gia tổ chức, giám sát, theo dõi các hoạt động phong trào, sự kiện nội bộ công ty.

5. Hoạt động kho vận

− Trao đổi, đàm phán với đối tác về việc thuê kho hàng, thường xuyên giữ liên lạc để nắm thông tin hoạt động của kho.

- Thường xuyên liên lạc với nhân viên làm việc tại kho để nắm các thông tin liên quan đến việc kiểm tra phòng cháy chữa cháy, mua thắm trang thiết bị làm việc, sửa chữa hư hỏng,…

6. Quan hệ cổ đông

− Thực hiện soạn thảo các giấy tờ mua bán, hợp đồng chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông trong nội bộ công ty.

- Lập sổ đăng ký cổ đông của công ty sau những thay đổi mua bán, chuyển nhượng nội bộ.

Các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám Đốc.

Job Requirement

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên qua nhân sự;

- Ưu tiên có từ 2 – 3 năm ở vị trí Trưởng phòng Nhân sự;

- Kiến thức về Luật Lao động, Bảo hiểm, Thuế và các văn bản pháp luật khác có liên quan;

- Lập kế hoạch và triển khai thực thi và giám sát tốt;

- Tự tin giao tiếp, trình bày và thuyết phục tốt;

- Quản lý đội nhóm và tạo động lực cho nhân viên, gắn kết đội nhóm tốt;

- Tỉ mỉ, tận tâm, bao quát vấn đề;

- Chịu được áp lực và cường độ công việc cao.