Lập, triển khai kế hoạch và báo cáo hoạt động của Bộ phận theo quy định (năm, quý, tháng/tuần).
Thực hiện và xử lý các công việc phát sinh hàng ngày theo định kỳ/theo chỉ đạo của Lãnh đạo.
2. Thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ Bộ phận Dịch vụ Hành chính
a. Trực tổng đài
Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân khánh tiết như trực tổng đài, nghe và giải đáp các câu hỏi của khách hàng hoặc nối máy tới các bộ phận liên quan.
Tiếp đón, hướng dẫn các khách hàng đến giao dịch tại Ngân hàng và báo lại cho các đơn vị liên quan.
b. Phục vụ công tác lễ tân cho HĐQT, Ban Tổng Giám Đốc, Giám đốc các Khối
Mua và phục vụ bánh kẹo, chè, café, nước uống... cho Ban lãnh đạo
Trực quầy lễ tân tại các tầng của BLĐ để đón khách, phục vụ hậu cần cho BLĐ.
Kiểm tra đồ bánh kẹo, công tác vệ sinh và đồ dùng Văn phòng phẩm, nước uống, bóng đèn, nhiệt độ … và các đồ dùng khác hàng ngày trong phòng Ban lãnh đạo.
Xử lý các phát sinh và yêu cầu khác của Ban lãnh đạo.
c. Đặt phòng họp cho các phòng ban
Bố trí phòng họp cho các Khối/Phòng theo đăng ký đặt phòng họp của các đơn vị.
Chuẩn bị phòng họp, kiểm tra vệ sinh và quản lý các trang thiết bị phục vụ phòng họp như cốc phòng họp, bóng đèn, bàn ghế.
Chuẩn bị nước uống, giấy bút, máy chiếu, màn chiếu, sắp xếp lại bàn ghế,..
Phục vụ teabreak cho các cuộc họp nếu có yêu cầu.
d. Làm lễ tân cho các sự kiện
Phối hợp với các bộ phận liên quan làm lễ tân cho các sự kiện , cuộc họp, đào tạo, lễ ký kết đại hội cổ đông, hội thảo…. và tổ chức đón tiếp khách cho các đoàn.
e. Quản lý, theo dõi, cấp phát nước uống, cây xanh cho cán bộ nhân viên các Khối Hội sở
Quản lý tình hình sử dụng các cây nước uống tại tòa nhà.
Liên hệ với đầu mối phụ trách để gọi nước và cấp phát nước uống khi hết nước.
Theo dõi tình hình cây xanh, lấy ý kiến phản hồi của CBNV các khối báo lại cho đầu mối phụ trách các mảng cây xanh để phục vụ kịp thời.
f. Quản lý tạp vụ, phối hợp với Ban quản lý tòa nhà
Thực hiện các công việc, phối hợp với Ban quản lý tòa nhà xử lý các vấn đề phát sinh về công tác vệ sinh, Tạp vụ và các công việc liên quan tới khu vực thuê của Ngân hàng.
Ghi nhận các yêu cầu của CBNV các khối về vấn đề tạp vụ vệ sinh và báo ngay cho BQL Tòa nhà để được giải quyết.
Thực hiện các công tác giặt thảm, phun thuốc nếu phát sinh.
g. Phục vụ sinh nhật Ban lãnh đạo, Giỗ chạp tứ thân phụ mẫu Ban Lãnh đạo, Sinh nhật Chi nhánh
Phục vụ các công tác hậu cần Giỗ chạp tứ thân phụ mẫu Ban Lãnh đạo, SN cho BLĐ.
Đặt hoa chúc mừng SN các CN.
h. Trực phục vụ trung tâm fitness Hội sở
Lễ tân trực phục vụ trung tâm fitness Hội sở tại các khung giờ tập trưa, chiều tối.
3. Công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu, chỉ đạo của cấp quản lý Phòng, Khối;
Góp phần xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện trong nội bộ Bộ phận, Phòng, Khối.
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, tất cả các chuyên ngành.
Có ít nhất 6 tháng kinh nghiệm làm việc thực tế. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực lễ tân, văn phòng.
Thành thạo Word, Excel.
Hiểu biết về các dịch vụ, các nhà cung cấp các dịch vụ liên quan đến nhà hàng, mua sắm đồ phục vụ lễ tân khánh tiết.
Khả năng làm việc độc lập, kỹ năng làm việc nhóm; tiếp cận vấn đề và nắm bắt công việc nhanh; khả năng lập kế hoạch và xử lý công việc hiệu quả.
Kỹ năng quản lý thời gian, có kỹ năng giao tiếp.
Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình.
Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm, có ý thức tự giác, chủ động trong công việc.
