Lễ tân

Job Description

1. Trực tổng đài điện thoại

• Nhận và chuyển điện thoại đến thành viên trong Tổ Hợp
• Ghi nhận và chuyển tin nhắn đến thành viên đi vắng
• Thông báo ngay đến IT khi phát hiện lỗi hệ thống tổng đài

2. Đón tiếp và quản lý khách ra vào tòa nhà

• Liên hệ với thành viên Tổ Hợp để đón tiếp khách giao dịch
• Cấp và thu hồi thẻ khách
• Cập nhật thông tin khách ra/ vào vào Sổ quản lý Khách
• Đảm bảo mỹ quan khu vực tiền sảnh.

3. Quản lý thẻ taxi

• Cấp và thu hồi thẻ taxi khi cho thành viên mượn
• Thu hồi đủ Biên nhận sử dụng taxi khi thành viên trả thẻ

4. Quản lý hợp đồng và thanh toán các chi phí vận hành tòa nhà

• Theo dõi thời hạn các hợp đồng dịch vụ hành chính của tòa nhà
• Chuyển hồ sơ thanh toán đến Kế toán đúng hạn, đảm bảo đủ thời gian cho Kế toán hoàn tất thanh toán cho NCC

5. Công việc hành chính cho Ban Quản lý Tòa nhà

• Cấp thẻ xe cho thành viên mới
• Cập nhật danh sách gởi xe hàng cho Bảo vệ
• Thu hồi các thẻ xe của nhân viên nghỉ việc
• Lập hồ sơ thanh toán các chi phí do Ban Quản Lý Tòa Nhà phụ trách

6. Tiếp nhận thư từ và báo chí

• Nhận thư từ đối tác và khách hàng gửi đến, phân loại và chuyển đến Thành viên Tổ Hợp có liên quan
• Nhận báo chí, tạp chí gửi từ đối tác/ supplier và chuyển đến Thành Viên Tổ Hợp liên quan
• Thông báo đến supplier nếu số lượng báo, loại báo thiếu hoặc giao trễ hẹn.
• Thanh toán chi phí báo và tạp chí cho supplier.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Du Lịch Khách Sạn, Quản trị văn phòng
• Có ít nhất 2 kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Có kiến thức về nghiệp vụ lễ tân trong ngành du lịch, khách sạn, dịch vụ, truyền thông giải trí
• Có kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng tốt
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao
• Linh hoạt, kỹ năng xử lý vấn đề nhạy bén
• Năng động, chuyên nghiệp, chịu được áp lực cao
• Thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng: Word, Excel, PowerPoint, Visio v.v…)
• Tiếng Anh đạt IELTS 450 hoặc giao tiếp thành thạo